I mange år har Creo Arkitekter, der er Region Syddanmarks største arkitekttegnestue, vurderet enhver opgave i forhold til et digitalt udbud. Ofte har det som følge af krav fra bygherren været nødvendigt at udlevere tegningerne til entreprenørerne på print i stedet for digitalt. Siden 2010 har Creo Arkitekter, især på baggrund af IKT-bekendtgørelsen, udbudt mange opgaver digitalt via egen projektserver. Alligevel har Creo Arkitekter jævnligt været nødt til også at udsende materialet i papirform, eftersom entreprenørerne simpelthen ikke har været klar til det digitale.
Det har i udbudsperioderne givet ekstra meget arbejde med at sikre, at alle har været i besiddelse af alt materiale, forklarer Ricki Vestergaard Estdahl, bygningskonstruktør MAK og IKT-koordinator hos Creo Arkitekter.

Ny IKT-bekendtgørelse skubbede Creo videre
Lidt efter lidt er entreprenørerne blevet vænnet til den digitale udbudsform, samtidig med at bygherrerne føler sig mere trygge ved denne løsning. Men der har været andre udfordringer:

”Vi har også haft et problem med stigende krav til vores projektserver og dermed vedligeholdelsen. Vi har haft en mand fast beskæftiget med at håndtere brugerrettigheder for parterne på de enkelte projekter.Det har været et stort arbejde og en betragtelig omkostning. De ressourcer ville vi naturligvis hellere bruge på noget andet,” siger Ricki Vestergaard Estdahl og fortsætter:

”I 2013 kom den nyeste IKT-bekendtgørelse, der stillede endnu højere krav til vores projektserver. Vi indså, at en videreudvikling og fortsat anvendelse af den til projektudbud ikke længere gav mening.I et års tid brugte vi stadig serveren som udvekslingsværktøj mellem os og de rådgivere, vi arbejdede sammen med, men vi savnede en løsning, der kunnefølge projektet igennem alle byggeriets faser. I 2014 gik vi derfor sammen i organisationen for at drøfte mulighederne og blev enige om at investere i ensamlet digital løsning, der ville kunne benyttes i alle projektfaser og ikke krævede vedligeholdelse. Valget faldt på Byggeprojekt.dk, der som platform opfylder alle vores behov, samtidig med at de IKT-mæssige krav overholdes.”

”For eksempel er det en stor fordel, at alle medarbejdere kan uploade revisioner uden at kende projektet og de entreprenører, der skal have revisionen – det er defineret på forhånd,” påpeger Ricki Vestergaard Estdahl.

Med Byggeprojekt.dk har Creo Arkitekter fået et redskab, der giver struktur og kan bruges i alle byggeriets faser lige fra de første idéskitser til aflevering af det færdige byggeri. En af de største fordele er, at der automatisk udsendes notifikationer til alle entreprenører, når et dokument uploades. Det sparer tid og fejl. Desuden kan Creo Arkitekter hurtigt og enkelt udtrække adresselister til brug for byggemøder mv.

Udbudsperioden har tidligere været en tidsrøver på grund af den omfattende koordinering ved udsendelse af rettelsesblade, men kan nu anvendes til andre ting. Endvidere er det i denne fase muligt at stille afleveringskrav til indkomne tilbud.