Fra den 1. september 2016 vil adgangen til arkivet hos Aarhus Vand ikke længere foregå i virksomhedens fysiske arkivrum i kælderen på Bautavej. Arkivet vil i stedet være tilgængeligt digitalt i Mdoc Web for medarbejderne og eksterne, som arbejder med data. Det vil give en markant hurtigere og mere effektiv arbejdsgang for alle relevante parter. Løsningen med Mdoc Web, som er sat op fra NTI, sikrer, at Aarhus Vands dokumenter og metadata løbende bliver tilgængelige få minutter efter scanningen. Det sker via en webudgave af dokumenthåndteringsprogrammet Mdoc, som Aarhus Vand har direkte adgang til fra internettet.

NTI leverer en prisbillig løsning i høj kvalitet
Aarhus Vand sendte opgaven i udbud i overensstemmelse med selskabets interne overvågningsprogram om indkøb af ydelser på markedsvilkår. NTI CADcenter blev valgt som samarbejdspartner, fordi firmaet ud fra en vurdering af pris i forhold til kvalitet er vurderet som det firma, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Udover NTI blev firmaet Boas Specialisterne valgt til opgaven med manuelt at kvalitetssikre det indscannede materiale samt tilføje yderligere metadata, som ikke sker i den digitale proces. Samlet set har Aarhus Vand hermed sikret sig en løsning, der både er prisbillig og i høj kvalitet.

Scanning af forskellige formater, materialer – og med OCR
Det scannede materiale gemmes i TIFF-og PDF-format. Dokumenterne kan efter scanning læses i mindst samme kvalitet som originaldokumenterne. Kravet til kvalitet gælder både ved læsning på skærm og ved print af filerne og tegningerne.

Alle dokumenter scannes. Det gælder papir i alle tykkelser, skrøbelige dokumenter, tegninger, kort, rapporter, kraftige omslag m.m.

Det nuværende arkiv indeholder hovedsagelig papirdokumenter i A4-format og tegninger foldet i A4-format, samt A3 og større tegninger i mindre grad, og tegninger i varierede længder og bredder. Alle papirstørrelser scannes.

Scanning foretages i farver, når der er farver på tegninger. Ellers sker scanning i sort/hvid.
Der er desuden OCR genkendelse på alle dokumenter.

Aarhus Vand opbygger sideløbende med dette scanningsprojekt et teknisk arkiv i Mdoc, hvor de scannede dokumenter og metadata skal ligge.

Projektlederne Sune Dogan og Yansi Mary Jesuloganathan fra Aarhus Vand siger om samarbejdet: ”Firmaet har vist sig at være yderst effektivt. Og de udfordringer vi har stillet dem, har de fundet gode løsninger på. Sammen har vi formået at finde den rette løsning, som vi glæder os til at tage i brug. Aarhus Vand har været tilfredse med den første delleverance, der er leveret fra NTI, og den første delleverance har givet yderligere ideer til at forbedre dokumentkvaliteten, så Aarhus Vand ser frem til en endnu bedre dokumentlevering”.

Mikkel Laurberg, Salgschef i NTI CADcenter, udtaler, at Aarhus Vand med denne integrerede scanningsløsning med Mdoc, opnår et meget højere metadata-niveau, end man typisk ser i lignende scanningsopgaver: ”Mdoc-løsning til dokumenthåndtering og teknisk arkiv er i scanningsprocessen i stand til automatiseret at fange foruddefinerede metadata, og påføre disse til arkivkortet, der hører til dokumentet. Det betyder kort sagt, at alle relevante metadata efterfølgende er søgbare i systemet. Herved bliver data, sagerne, tegninger og dokumenter langt bedre dokumenteret, og fremsøgningen bliver betydelig bedre og hurtigere, end hvis data blot er scannet ind som en PDF fil”.

Mikkel Laurberg fortæller også, at Aarhus Vand i deres scanningsopgave har stillet krav om, at der udføres en geokodning af alle dokumenter, således at data kan sammenkobles til et GIS-kort og den Oracle-database, som Aarhus Vand benytter. Det vil sige, at alle dokumenter påføres en georeference, hvorefter metadata og dokumenterne kan fremsøges via et geografisk kort. Dette betyder for Aarhus Vand, at man efterfølgende let og struktureret kan udstille disse historiske data grafisk for kunder og samarbejdspartnere, og at de gamle papirdokumenter nu indføres og bliver tilgængelige i den digitale strategi, som Aarhus Vand har gennemført de senere år.

FAKTA | Om Aarhus Vand
Aarhus Vand er et kommunalt aktieselskab. Selskabets virksomhed omfatter håndtering af regnvand, produktion og distribution af drikkevand, transport og rensning af spildevand, tømning af private spildevandstanke samt sikring af et balanceret og sundt vandkredsløb. Aarhus Vand indvinder, behandler og distribuerer mere end 15 mio. m3 drikkevand og renser mere end 30 mio. m3 spildevand om året, fordelt på ni vandværker og ni renseanlæg. Selskabet har 200 medarbejdere.