Lovkrav: Er I overgået til den fulde digitale udbudsproces?
Ordregivende myndigheder har siden udbudslovens ikrafttrædelse skulle overholde en række krav om elektroniske sagsgange i udbudsproceduren. Fra 1. juli 2018 blev det et lovkrav, at udbudsprocedurer skal gennemføres fuldt ud elektronisk.
Overholder I lovgivningen?
Alle ordregivende myndigheder skal gennemføre udbud elektronisk. I praksis betyder det, at al kommunikation under en udbudsprocedure skal ske elektronisk, fx gennem et udbudssystem som byggeprojekt.dk
Kravet om at gennemføre elektroniske udbud gælder for udbud offentliggjort ved udbudsbekendtgørelser fra den 1. juli 2018, og omfatter kontrakter, der indgås efter udbudslovens afsnit II (EU-udbud) og III (Light-regimet) og forsyningsvirksomhedsdirektivet. Læs hele bekendtgørelsen om elektroniske udbud her
Al kommunikation i relation til udbuddet som modtagelse af ansøgninger og tilbud skal derfor foregå elektronisk, så som:
- SPD
- spørgsmål og svar
- Meddelelser/afgørelser
- Dokumentation osv.
Foretager du denne type udbud for en ordregivende myndighed, skal du kunne gennemføre hvert skridt i en udbudsprocedure elektronisk. I den forbindelse er det vigtigt at sikre, at de elektroniske kommunikationsmidler fx det udbudssystem, du anvender lever op til bekendtgørelsens krav:
Du skal bl.a. sikre, at dataintegriteten og fortroligheden af ansøgninger og tilbud beskyttes, så kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud, og at det nøjagtige tidspunkt for modtagelse af ansøgninger og tilbud kan fastslås med sikkerhed.
Du skal desuden sikre, at det elektroniske udbudssystem, du anvender, er almindeligt tilgængeligt, funktionelt kompatibelt med almindeligt anvendte elektroniske kommunikationsmidler, ikke-diskriminerende, og ikke begrænser adgangen til udbudsproceduren. Endelig må adgangen til at deltage i en udbudsprocedure ikke kræve betaling af et vederlag.
Der er således ikke krav om, at den samlede kommunikation skal være digital, når der indgås kontrakter under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse. Her er du som ordregiver kun forpligtet til at annoncere på udbud.dk.
Kilde: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Byggeprojekt.dk anbefaler derfor at der ikke anvendes e-mail system til udbudshåndtering, da det ikke vil være tilstrækkeligt til at opfylde bekendtgørelsens krav. Jvf. ovenstående krav om kryptering, tidsstempling og om fortrolighed, samt at det alene er bemyndigede personer, der kan tilgå indkomne ansøgninger/tilbud og gøre sig bekendt med indholdet heraf.
Er du ordregivende myndighed eller rådgiver hertil, så er der hjælp at hente til dine byggesager lige her…..!
