Tidsplanen ser fin ud. Lige indtil den ikke gør.

Hos Exigo arbejder vi hver dag med tidsplanlægning og risikostyring på byggeprojekter, og vi ser ofte de samme faresignaler hos vores kunder. Herunder gennemgår vi fem konkrete faresignaler. Genkender du bare ét eller to fra jeres eget projekt, er det værd at stoppe op, så du undgår ubehagelige overraskelser i byggeprocessen. Bagefter får du fire konkrete greb til at forebygge dem.

Fem faresignaler

1. I kender ikke de nye krav til selve tidsplanen
AB18 § 13 stiller mere konkrete krav til, hvordan arbejds- og detailtidsplaner skal se ud, end AB92 gjorde, blandt andet når flere entreprenører arbejder side om side, og bygherren skal koordinere. En tidsplan, der ikke lever op til det, er svær at støtte sig op ad, den dag der opstår uenighed om, hvem der er skyld i forsinkelsen.

Din risiko: Hvis tidsplanen ikke er udarbejdet i den rette kvalitet og detaljering fra start, står du svagt i enhver efterfølgende diskussion om ansvar og tidsfristforlængelse.

2. I opdaterer ikke tidsplanen løbende
Ifølge AB18 § 14 skal overholdelsen af tidsplanen løbende vurderes. Så snart det kan forudses, at planen ikke holder, skal den opdateres med angivelse af, i hvilket omfang der kræves eller accepteres fristforlængelse. Gør en entreprenør ikke det, kan bygherren faktisk opdatere planen på entreprenørens vegne.

Din risiko: En tidsplan, ingen har rørt i månedsvis, er ikke et styringsværktøj. Det er et dokument, der venter på at blive brugt imod jer i en voldgiftssag.

3. I varsler fristforlængelse for sent
AB18 § 39 giver ret til fristforlængelse ved bl.a. ændringer, bygherrens forhold og andre entreprenørers forsinkelse, men kun hvis der “snarest muligt” gives skriftlig meddelelse med krav og begrundelse. Venter du til aflevering med at gøre kravet op, er det typisk for sent.

Din risiko: En berettiget forsinkelse kan blive dyr og uberettiget, alene fordi varslingen kom for sent.

4. I mister det løbende overblik
Kravet om løbende vurdering (§ 14) er ikke en engangsøvelse ved opstart, men en vedvarende opgave gennem hele byggeperioden. Mange projekter har et glimrende overblik i uge 1 og stort set intet i uge 20, fordi ingen har ejerskab over at følge op systematisk.

Din risiko: Uden løbende overblik opdager du først skreddet, når det er blevet for stort til at rette op på. Dertil mister du hele dit grundlag for at gøre krav gældende over for modparten.

5. I begrunder ikke – og kræver ikke begrundelse
Her er nok den mest oversete nyskabelse: Efter AB18 § 25, stk. 3 skal den part, der modtager et krav om ændring i pris, tid eller sikkerhed, “snarest muligt” svare skriftligt, og hvis kravet afvises, skal afvisningen begrundes. Et krav om begrundelse, som ikke stod lige så eksplicit i de gamle AB-regler.

Din risiko: Bliver et krav om fristforlængelse mødt med tavshed eller en afvisning uden begrundelse, kan det få betydning for, hvem der i sidste ende bærer ansvaret. Passivitet er sjældent gratis.

Den gode nyhed: Fra faresignaler til handling

Alle fem fejl kan forebygges med den rigtige metode og de rigtige rutiner. Her er fire konkrete greb, som både bygherre og entreprenør kan tage i brug.

1. Byg en tidsplan, der kan holde
En god tidsplan starter ikke i et værktøj, men med at afklare, hvad der skal bygges, og hvilke områder projektet skal planlægges i. Inddel byggeriet i lokationer, der afspejler den logiske rækkefølge i produktionen: etager, gange, skakter, rum, facader, tag mv. Sørg derefter for flow mellem fagene, jævn ressourcefordeling, realistiske buffere, milepæle der passer til byggetakten, og en tydelig fordeling af, hvilke aktiviteter der hører til hvilke entrepriser. Jo mere gennemarbejdet tidsplanen er fra start, jo stærkere står I, når der skal tages stilling til ansvar og fristforlængelse.

2. Gør løbende overblik til en rutine
Tidsplanen skal opdateres efter de faktiske forhold. Brug Last Planner System: en periodeplan (5-8 uger), der justeres løbende ud fra ugens fremdrift, og en ugeplan med kun de aktiviteter, der reelt er klar. Tilpas periodeplanen efter uforudsete hændelser og ændrede forudsætninger i stedet for at opdage afvigelsen, når den for længst har ramt kritiske aktiviteter. Ved at anvende planlægningsniveauerne fra LPS kan du stadig holde styr på, hvad I har kontrakt på, men også på, hvordan I håndterer alt det, der opstår undervejs.

3. Registrér stade – og brug det aktivt
Sørg for altid at have et opdateret stade, så du ved præcist, hvor langt I er i projektet. Et opdateret stade sammen med Last Planner System sikrer, at når noget alligevel skrider, ved du præcist, hvilke konsekvenser det har for planen. Pointen er ikke at placere skyld, men at lære til næste uge. Det er dét, der gør planlægningen mere robust over tid.

4. Rettidig varsling og begrundelse
Med et løbende, opdateret overblik ser I langt hurtigere, om en ændring kræver varsling om tidsfristforlængelse, mens det stadig er aktuelt, i stedet for ved aflevering. Hvis du løbende varsler og underbygger dine krav, står du langt stærkere ved en eventuel tvist om forsinkelser senere i projektet. Samme dokumentation giver dig et solidt grundlag for at begrunde kravet, hvis det bliver bestridt.

Tidsplanen som aktivt styringsredskab

Hver af de fem fejl kan virke uskyldig, mens projektet kører. Det er først, når tidsplanen begynder at skride for alvor, at regningen bliver præsenteret i form af dagbøder, tabte krav eller en byggesag, der trækker ud i årevis. Og er man først kommet i klemme i en kontrakt på den konto, kan det være ekstremt vanskeligt at komme ud af den igen.

Fejlene opstår sjældent, fordi nogen er dovne eller uengagerede. De opstår, fordi tidsplanen bliver behandlet som et statisk dokument i stedet for et aktivt styringsredskab. Løsningen er ikke længere, mere komplicerede Gantt-diagrammer og teoretiske diskussioner om kritisk vej, men en stærk kobling af en gennemarbejdet tidsplan og stærke standarder for, hvordan afvigelser og forsinkelser håndteres gennem hele udførelsen.

Har du brug for sparring om tidsplanlægning?

Hos Exigo hjælper vi bygherrer og entreprenører med at holde overblikket i komplekse byggeprojekter, så forsinkelser og ændringer i tidsplanen fanges, før de bliver dyre.

Vi hjælper også gerne dig!