Den rigtige søgning efter den rigtige flådestyringsløsning

1. Beslut dig for, hvad du vil opnå

Tag stillling til følgende fordele og ranger dem efter, hvor vigtige de er for din virksomhed:

• Effektiv planlægning og kontrol: Med køretøjets telematik får du et præcist overblik over, hvor dine chauffører og køretøjer befinder sig døgnet rundt. Med en flådestyringsplatform ved du, hvor længe en chauffør og en bil har befundet sig hos en kunde, og hvem der er fri til at tage en ekstra ordre.
• Øget produktivitet og sikkerhed: Ved at optimere ruter og undgå trafikpropper kan dine chauffører nå at udføre flere opgaver og holde sig til de sikreste veje.
• Lavere brændstof- og vedligeholdelsesomkostninger: Få adgang til chaufførdata og modtag en advarsel, når køretøjet har brug for vedligehold. Med forebyggende vedligehold kan du løse problemet, før det fører til nedetid.
• Nøjagtig registrering: Automatisér registreringen af køretid til løn, fakturering eller til at overholde køre-, hviletidsbestemmelserne. Når du integrerer løsningen med løn- og økonomistyringssystemet, reducerer du papirarbejdet og får data, som kan bruges til at løse faktureringsrelaterede tvister.

2. Tag dine kolleger med på råd

Hvem eller hvilken afdeling i din virksomhed kommer til at bruge hvilke funktioner i flådestyringsløsningen? Få dem indvolveret i projektet så tidligt som muligt.

Sørg for, at dine chauffører eller en repræsentant for chaufførerne er involveret i, hvad der sker. Dine chauffører kommer til at bruge systemet hver dag. Alene af den grund er det vigtigt, at de er med fra starten. Tag de eventuelle bekymringer, som medarbejdere eller chauffører har om sikkerhed og databeskyttelse, alvorligt. Og tag en åben og transparent diskussion om dem.

3. Tag kontakt til flere leverandører

Nu har du behov og ønsker på plads og ved, hvad du vil have. Så er det tid til at finde det rigtige system og den rigtige leverandør. Tag fat i de leverandører, du har fundet online eller har fået anbefalet. Vær klar og tydelig om mål og formål med flådestyringssystemet og få dem til at sende tilbud på den løsning, de mener er bedst for din virksomhed.

Det er både den hurtigste måde at få den ønskede information (fremfor at gennemtrawle hjemmeside efter hjemmeside og og brochure efter brochure), og det giver dig en fornemmelse for serviceniveauet og samarbejdsformen hos leverandøren. Og da du formentlig er på udkig efter et langsigtet forhold, er dette lige så vigtigt som den software, leverandøren tilbyder.

4. Træf din beslutning

Når du har indhenteet nogle tilbud, kan du oprette en shortlist over flådestyringsløsninger. Vælg et mindre antal ud, og bed sælgerne om en mere detaljeret beskrivelse af løsningens funktioner. 

Som et minimum skal du have en udførlig beskrivelse af disse kerneegenskaber:

• GPS-baseret køretøjssporing
• Analyse af køreadfærd
• Professionel navigation
• Personaleledelse
• Geo-fencing
• Rapportering

Bed om at få demoer, indhent referencer og afprøv og test systemet på alle mulige måder. 

Hvordan klarer de forskellige leverandører sig i forhhold til hinanden? Hvilket tilbud virker overbevisende på lang sigt? Afstem spørgsmål om hardware og software, datasikkerhed og privatliv, applikationer og tredjepartsintegrationer med din it-afdeling.
En samlet løsning kan gøre beslutningsprocessen nemmere. For eksempel tilbyder Webfleet alt, hvad du har brug for til at drive en flåde mere effektivt, sikkert og bæredygtigt.

5. Få lavet en kontrakt

Når du har besluttet dig, skal du diskutere vilkår og priser med leverandøren. Du skal også sørge for implementering af løsningen, installation, træning og service for at sikre dig, at I kommer godt i gang med det nye system, og at medarbejderne kan tage det i brug med det samme. 

Sørg for at få det hele med i kontrakten, også vedligehold, garanti og sikkerhedsaftaler. Det er også en god idé at få databeskyttelsesordninger i en separat databeskyttelsesaftale for at specificere, hvem der har adgang til hvilke data og hvorfor. 

Denne fase er afgørende for dit leverandørforhold. Det er begyndelsen på et langsigtet samarbejde, hvor den gode personlige kontakt, tillid og faglig udvikling er nøglen til succes.