Du skal tjene dine penge hjemme på kontoret, mester!

Du skal have styr på din administration så regninger bliver sendt – og betalt til tiden

Mange håndværks- og entreprenørvirksomheder har fokus stift rettet mod produktionen, når det kommer til at optimere forretningen med IT-værktøjer. Antagelsen er, at pengene bliver tjent i marken, og at fokus og prioritering burde være på dette. Det er da også rigtigt, at der skal produktion skal ske før regningerne kan sendes. Men pengene kommer jo først i kassen når regningen er sendt og betalt. Derfor er det vigtigt også at have styr på administrative processer!

I disse tider, hvor lange betalingsfrister ofte er en del af aftalegrundlaget, og hvor det samtidig kniber med at betale til tiden, er det afgørende, at regninger bliver sendt så hurtigt som muligt.
Derfor handler det om hurtigt og præcist at få styr på sagsbudgetter, betalingsplaner, stadeopgørelser og aconto-faktureringer på de større sager. På de mindre opgaver skal virksomheder have styr på omkostningerne til sagerne, så disse informationer kan danne grundlag til en faktura til kunden.

Gode IT-værktøjer
Der findes rigtigt mange måder og IT-værktøjer til at optimere administrationen og styre det allervigtigste i en håndværks- og entreprenørvirksomhed – nemlig likviditeten. Og det sætter Mester Tidende fokus på med en konkurrence, som skal finde frem til en række af byggeriets rollemodeller som har formået at få styr på de mange processer i byggeriet – herunder altså også administrationen.
De tidligere vindere af Mester Tidendes IT-modenhedskonkurrence har således alle formået at forbedre deres forretning ved at bruge af de rigtige administrationssystemer.
Administrationen er det område i håndværks-og entreprenørvirksomheder, der i længst tid har været dækket af IT-værktøjer. Men selv indenfor dette område sker der hele tiden nyt, nye IT-værktøjer kommer på markedet, og fortsat flere mange muligheder gør det lettere at administrere virksomhederne.

- Disse muligheder handler primært om et aktivt sammenspil mellem folkene i marken og medarbejderne på kontoret. Med rettidig kommunikation af information og ansvarsfordeling omkring håndtering af information bliver administrationen en aktiv del af virksomhedens produktion.

På entreprisesager kan tilbudslinjer lægges ind som sagsbudgetposter, og bruges aktivt i forhold til betalingsplaner og stadeopgørelse. Det er væsentligt, når man starter med en entreprise, som trækker omkostninger til timer, materialer og materiel fra dag 1, så man præcist ved hvornår man kan sende første rate, siger adm. direktør Martin Profit Jakobsen fra byggeriets uvildige IT-rådgiver Basit.
- Vores erfaring er, at de virksomheder, som har en aktiv dialog mellem administrationen og produktionen i forhold til likviditetsstyring klarer sig bedst over tid. Det handler om at styre omkostningerne i forhold til at håndtere time- og materialeregistrering, samt kontrollere indkomne fakturaer, og ikke mindst sikre kvaliteten af det arbejde, der afleveres.

Regnskabsafdelingen skal hele tiden stille opdateret sagsøkonomi til rådighed for den enkelte projektleder, samt ledelsen af virksomheden siger Martin Profit Jakobsen og konstaterer, at der er kommet nogle rigtigt gode IT-værktøjer på markedet til dette over de seneste 2-3 år.

Kan ses på bundlinjen
Det store spørgsmål er om man skal skifte IT-værktøjer eller beholde det man har. Det kræver meget tid at få implementeret IT-værktøjer i virksomheden, og at bruge dem i dagligdagen og i arbejdsprocesserne. Udgangspunktet i Mester Tidendes konkurrence er ikke blot at indkøbe nye IT-værktøjer. Det handler om at bruge dem og få dem implementeret i virksomheden. For hvis IT-værktøjer skal give værdi, skal de gøre hverdagen nemmere og smartere. Effekten af IT-værktøjerne skal kunne ses direkte på bundlinjen.
Derfor skal medarbejderne selvfølgelig involveres.

Desuden er det vigtigt at få implementeringen forankret internt hos én ansvarlig. Det gør at medarbejderne i produktionen kan koncentrere sig om deres daglige arbejde, mens andres tager sig af det forarbejde, implementeringen af IT-værktøjer medfører. Det kan risikere at løbe lidt ud i sandet, hvis den enkelte medarbejder skal tage stilling til for mange ting.

FEM VIGTIGE KERNE-OMRÅDER
Mester Tidendes IT-modenhedskonkurrence har fokus på fem kerneområder i driften af håndværks- og entreprenørvirksomheder:

Tilbudsgivning:
Virksomhedens brug af IT-værktøjer til kalkulation, håndtering af afgivne tilbud, styring af pipeline og ordrebog

Planlægning:
Virksomhedens brug af IT-værktøjer til planlægning på dag til dag niveau i forhold til ressourcer, planlægning på tværs af projekter, styring af kapacitet på længere sigt, hvornår der er huller i kalenderen, der skal fyldes og hvornår der er for travlt og der derfor skal hentes ekstra arbejdskraft eller de nuværende medarbejdere må overarbejde

Udførelse:
Det handler f.eks. om, at virksomheden bruger arbejdssedler til instruktion så der spares på køreturen forbi kontoret, styring af materialer og materiel til byggepladserne, registrering af forbrug (tid, materialer) til hurtig fakturering, styring af ekstraarbejde, så der bliver oprettet en ny sag til registrering, styring af underentreprenører (hvis man er hovedentreprenør)

Aflevering :
Styring af kvalitetssikring, og egenkontrol, effektiv udbedring af mangler, så der ikke spildes ressourcer på ekstra køretid osv. for at komme tilbage til en gammel sag. Desuden fokus på kundetilfredshed med udført arbejde

Administration:
Effektiv styring af sagerne, når de er vundet i forhold til at få styr på betalingsplaner, aconto-fakturering, opfølgning på sagerne, fremsendelse af faktura så snart arbejdet er udført og stram fokus på likviditet

DELTAG I KONKURRENCEN
Del dine gode erfaringer med planlægning og deltag i Mester Tidendes konkurrence om at blive Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed. Tilmeld dig på www.itbyg.dk

Konkurrencen afgøres sidst på året og vinderne hædres på Dansk Byggeris IT-messe den 4. og 5. februar 2020. Her overrækkes diplomer og præmier i form af værktøj til en værdi af 5.000,- kr.
På Dansk Byggeris IT-messe samler Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT – byggeriets uvildige IT-rådgiver - en række af de bedste IT-leverandører til byggebranchen. Så sæt kryds i kalenderen for 2020 og kig forbi Teknologisk Institut i Taastrup og Aarhus, og se hvordan du kan skabe konkurrencefordele med effektive IT-værktøjer.

Det er Byggeriets uvildige IT-rådgiver BASIT som står for den faglige kvalifikation af deltagerne. Det gøres med udgangspunkt i en IT-modenhedsvurdering, som indeholder mere end 600 håndværks- og entreprenørvirksomheder. Ved at deltage i konkurrencen får du adgang til denne model, og kan se hvor jeres virksomhed står stærkt, og hvor der evt. er plads til forbedringer.
Du kan læse mere om BASIT og deres IT-rådgivning på www.basit.dk

Artiklen er en del af temaet MesterTips.